Аналитический отчёт по исследованию болей и потребностей руководителей АХО

Современный офис эволюционировал из простого места для работы в сложную экосистему, которая напрямую влияет на продуктивность, вовлеченность и удержание сотрудников. В этих условиях роль административно-хозяйственного отдела (АХО) трансформируется из чисто операционной в стратегическую. Однако, как показывает практика, большинство АХО-менеджеров сталкиваются с рядом системных проблем, которые мешают им эффективно управлять офисным пространством и отвечать на вызовы бизнеса

Об исследовании

Данный отчет основан на серии глубинных интервью с руководителями АХО из компаний различного масштаба — от среднего бизнеса (50–250 сотрудников) до крупных корпораций (1500–5000+ сотрудников). Выборка охватывает широкий спектр отраслей: IT и технологии, энергетика, ритейл и FMCG, фармацевтика, страхование, юридические услуги и другие. Такое разнообразие позволяет сделать выводы, не зависящие от специфики одной отрасли, и выявить универсальные проблемы, стоящие перед современными АХО

Задачи исследования

Проанализировать текущие процессы и инструменты, используемые для управления офисной инфраструктурой.
Выявить и классифицировать ключевые операционные и стратегические «боли» руководителей АХО.
Определить уровень и реальные потребности в цифровизации и автоматизации офисных процессов.
Изучить основные барьеры, препятствующие внедрению инновационных

Ключевые гипотезы, которые проверялись в ходе исследования:

01

Перегруженность рутиной:

Мы предполагали, что АХО-менеджеры тратят большую часть времени на решение мелких операционных задач вручную решений

02

«Информационный голод»

Выдвигалась гипотеза, что у АХО отсутствуют инструменты для сбора и анализа данных об использовании офиса, что мешает принятию обоснованных решений

03

Основной барьер — ROI

Предполагалось, что главное препятствие для цифровизации — сложность в обосновании экономической целесообразности инвестиций перед руководством

04

Спрос на интеграцию

Мы ожидали, что из-за фрагментации IT-решений на рынке сформировался устойчивый спрос на единую интегрированную платформу

Ранжированный анализ ключевых болей АХО

01

Хаос в процессах и фрагментация инструментов

Это самая масштабная и часто упоминаемая проблема. Отсутствие единой системы приводит к тому, что заявки от сотрудников поступают хаотично (почта, чаты, разные порталы для IT и АХО), теряются, дублируются и выполняются медленнее. Это создает постоянный стресс для АХО и недовольство у сотрудников

Цитата: «БОЛЬ ПОЧЕМУ ВНЕДРИЛИ СЕРВИС ДЕСК: была почта для заявок, но это не было основным каналом и поступали заявки из разных источников (ХАОС) — возникла потребность в наведении порядка.»

02

Ручная обработка операционных задач

Вторая по значимости проблема — огромное количество времени, уходящее на рутинные, но неотложные задачи: от замены лампочки до решения проблем с климатом. Эта операционная нагрузка не позволяет АХО-менеджерам заниматься стратегическим планированием и оптимизацией

Цитата: «С какими жалобами сотрудники обращаются чаще всего? 1 - Организация доставок, 2 - мелкий ремонт (кондиционер, форточка, дверь, замена стула...), 3 - мобильная связь, 4 - канцелярия.»*

03

Отсутствие аналитики для принятия решений

Руководители АХО признают, что действуют «вслепую». У них нет данных о реальной загрузке переговорных, рабочих мест и других зон. Это не позволяет оптимизировать пространство, аргументированно планировать бюджет и доказывать свою эффективность

Цитата: «АНАЛИТИКА НУЖНА, ее нет — хочется понимать, насколько часто переговорки бронируются, сколько людей их посещают, нужно понять, есть ли перерасход или недостаток переговорных.»*

04

Неэффективное бронирование помещений

Проблема, напрямую связанная с отсутствием аналитики. «Фантомные» бронирования, нецелевое использование больших переговорных и отсутствие удобного инструмента для поиска свободных слотов вызывают постоянные конфликты и снижают общую продуктивность

Цитата: «По переговоркам занимают без бронирования... ЕСТЬ ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР И НЕ ВСЕ БРОНИРУЮТ ПЕРЕГОВОРКИ.»*

05

Сложность в обосновании инвестиций перед руководством

Критический барьер, который блокирует любые инициативы по улучшению. Даже когда АХО-менеджер видит проблему и знает решение, он не может получить бюджет, так как не способен "перевести" пользу от внедрения на язык цифр и показать четкий ROI для бизнеса

Цитата: «Проблема не в стоимости решения, а в ПОНИМАНИИ ВНУТРИ КОМПАНИИ НА УРОВНЕ АКЦИОНЕРОВ, ЧТО РЕШЕНИЕ НУЖНО!»

Востребованность функций «Умного офиса»

01 Гипотезы подтвердились

Исследование полностью подтвердило все четыре первоначальные гипотезы. Руководители АХО действительно перегружены рутиной, испытывают «информационный голод», сталкиваются с проблемой обоснования ROI и остро нуждаются в интегрированной платформе

02 Рынок готов к переменам

Большинство опрошенных не просто осознают существующие проблемы, но и активно ищут пути их решения. Сформировался четкий спрос на комплексные цифровые продукты, которые способны автоматизировать рутину и предоставить аналитику

03 Ключ к успеху — помощь в продаже идеи

Решение, которое не просто автоматизирует процессы, но и помогает АХО-менеджеру доказать свою ценность и обосновать инвестиции перед руководством (например, через готовые шаблоны ТЭО или расчеты ROI), будет иметь максимальные шансы на успех

04 Удобство для сотрудника — главный приоритет

Несмотря на потребность в контроле и аналитике, все респонденты сходятся во мнении, что любая система должна быть в первую очередь интуитивно понятной и удобной для конечного пользователя. Решения, усложняющие жизнь сотрудников, обречены на провал.

Получите демо платформы iCUBE.

И узнайте, как сэкономить до 30% на аренде офисов

2025-12-22 17:13